Telefonrezeption
Jeder Anruf angenommen. Jedes Anliegen vollständig erfasst.
Ihr digitaler Mitarbeiter übernimmt in Stoßzeiten, abends und am Wochenende. Jede Anfrage kommt strukturiert bei der richtigen Person an.
Unser digitaler Mitarbeiter nimmt ab. Erleben Sie in zwei Minuten, was er für Ihren Betrieb leisten kann.
Eingehende Anrufe
- Leitung 1belegt
- Leitung 2belegt
- Leitung 3Standardwerk nimmt an
- Angenommen
- Erkannt als Neukunde
- Weitergeleitet an den Vertrieb
Wenn die Zentrale zur Engstelle wird.
- Zwischen 8 und 10 Uhr ist jede Leitung belegt.
- Ihre Sachbearbeitung beantwortet täglich dieselben Statusfragen.
- Jeder Rückruf beginnt mit der Frage: Worum ging es eigentlich?
- Eine Krankmeldung am Empfang bringt den ganzen Tag durcheinander.
- Neue Interessenten warten auf einen Rückruf. Der Wettbewerb ruft schneller an.
Ihr Team arbeitet gut. Die Kapazität ist das Problem.
Was der digitale Mitarbeiter tut
Fünf Schritte nach dem Abheben.
| Schritt | Was passiert | Ihr Nutzen |
|---|---|---|
| Annehmen | Jeder Anruf wird angenommen, auch der dritte gleichzeitig | Erreichbarkeit in jeder Stoßzeit |
| Erfassen | Name, Firma, Anliegen, Dringlichkeit, Rückrufwunsch | Vollständige Information beim ersten Kontakt |
| Einordnen | Neukunde, Bestandskunde, Bewerber, Lieferant, Störung | Die wichtigen Anrufe werden sichtbar |
| Weiterleiten | Nach Ihren Regeln an die zuständige Person, Dringendes sofort | Vertriebschancen erreichen den Vertrieb |
| Belegen | Jeder Anruf wird gezählt und ausgewertet | Sie sehen erstmals, was Ihr Telefon wert ist |
Schritt
Annehmen
Was passiert
Jeder Anruf wird angenommen, auch der dritte gleichzeitig
Ihr Nutzen
Erreichbarkeit in jeder Stoßzeit
Schritt
Erfassen
Was passiert
Name, Firma, Anliegen, Dringlichkeit, Rückrufwunsch
Ihr Nutzen
Vollständige Information beim ersten Kontakt
Schritt
Einordnen
Was passiert
Neukunde, Bestandskunde, Bewerber, Lieferant, Störung
Ihr Nutzen
Die wichtigen Anrufe werden sichtbar
Schritt
Weiterleiten
Was passiert
Nach Ihren Regeln an die zuständige Person, Dringendes sofort
Ihr Nutzen
Vertriebschancen erreichen den Vertrieb
Schritt
Belegen
Was passiert
Jeder Anruf wird gezählt und ausgewertet
Ihr Nutzen
Sie sehen erstmals, was Ihr Telefon wert ist
Wiederkehrende Fragen beantwortet er direkt: Öffnungszeiten, Lieferstatus, Unterlagen, Ablauf. Welche Fragen er direkt beantwortet, legen Sie vor dem Start fest.
Wirtschaftlicher Nutzen
Mehr Anfragen bearbeitet. Mit dem Team, das Sie haben.
- Mehr Anfragen strukturiert bearbeitet
- Bessere Erreichbarkeit in Stoßzeiten, abends und am Wochenende
- Mitarbeitende entlastet von wiederkehrenden Telefonaten
- Informationen vollständig erfasst, beim ersten Anruf
- Jede Verkaufschance landet sofort beim Vertrieb
- Wachstum mit bestehender Kapazität
Beziffern
Was kostet Sie eine verlorene Anfrage?
Fünf Angaben genügen. Die Vorgaben sind Annahmen. Schieben Sie die Regler auf Ihre Werte.
Was hört ein Anrufer, wenn bei Ihnen alle Leitungen belegt sind?
Wie oft melden sich neue Interessenten bei Ihnen?
Von zehn ernsthaften Interessenten: wie viele werden Kunde?
Wie er klingt
Ruhig. Klar. Freundlich.
Er stellt sich im ersten Satz als digitaler Mitarbeiter Ihres Betriebs vor. Er hört zu, fragt nach und wiederholt das Wichtigste. Braucht ein Anliegen einen Menschen, sagt er das offen und sorgt für den Rückruf.
Der beste Weg, das zu beurteilen: Rufen Sie an. Ein Klick auf „Anrufen“ genügt.
Aufgabenteilung
Was er übernimmt. Was bei Ihrem Team bleibt.
| Der digitale Mitarbeiter | Ihr Team |
|---|---|
| Anfragen annehmen und erfassen | Beraten und verhandeln |
| Termine vorbereiten und eintragen | Angebote erstellen |
| Statusfragen beantworten | Heikle Gespräche mit Fingerspitzengefühl |
| Neukunden erkennen und weiterleiten | Entscheidungen im Einzelfall |
| Störungen aufnehmen | Notfälle: gehen sofort an Ihre Bereitschaft oder die 112 |
Der digitale Mitarbeiter
Anfragen annehmen und erfassen
Ihr Team
Beraten und verhandeln
Der digitale Mitarbeiter
Termine vorbereiten und eintragen
Ihr Team
Angebote erstellen
Der digitale Mitarbeiter
Statusfragen beantworten
Ihr Team
Heikle Gespräche mit Fingerspitzengefühl
Der digitale Mitarbeiter
Neukunden erkennen und weiterleiten
Ihr Team
Entscheidungen im Einzelfall
Der digitale Mitarbeiter
Störungen aufnehmen
Ihr Team
Notfälle: gehen sofort an Ihre Bereitschaft oder die 112
Arzt- und Therapiepraxen liegen außerhalb unseres Angebots. Dort stehen Gesundheitsdaten im Kern jedes Anrufs.
Anbindung
Ihre Nummer bleibt Ihre Nummer.
Meist genügt eine Rufumleitung, zum Beispiel bei besetzt, nach dem dritten Klingeln oder außerhalb Ihrer Bürozeiten. Die Übergabe erfolgt per E-Mail, in Ihr CRM oder in Ihren Kalender. Welche Systeme bei Ihnen angebunden werden, klären wir vor dem Start.
Ihr Aufwand für die Einrichtung: rund eine Stunde.
Beweis
299 von 299.
In einem Quartal kamen 299 Anrufe, während das Team beim Kunden war. Alle 299 wurden angenommen und erfasst. Darunter 19 mögliche Neukunden und 42 Gespräche vor 8 Uhr.
Einzelfall, anonymisiert.
Fragen zu dieser Seite
- Merken Anrufer, dass ein digitaler Mitarbeiter spricht?
- Ja, im ersten Satz. Das verlangt die EU-KI-Verordnung. Offenheit schützt das Vertrauen Ihrer Kunden in Sie.
- Unsere Kunden wollen einen Menschen sprechen.
- In Stoßzeiten hören sie heute ein Besetztzeichen. Der digitale Mitarbeiter nimmt an, erfasst das Anliegen und sorgt für den Rückruf. Das Gespräch mit Ihrem Team findet weiterhin statt, nur vorbereitet.
- Was kostet die Telefonrezeption?
- Der Preis richtet sich nach Anrufvolumen und Umfang. Ab 149 € im Monat plus 990 € einmalige Einrichtung. Die Mindestlaufzeit sind drei Monate, danach ist der Vertrag monatlich kündbar.
- Was passiert bei einer technischen Störung?
- Vor dem Start legen wir fest, wohin Anrufe gehen, wenn die Technik ausfällt. In der Regel ist das eine Weiterleitung auf eine Nummer, die Sie bestimmen.
Rufen Sie an. Er nimmt ab.
Erleben Sie in zwei Minuten, wie Ihre Anrufer künftig empfangen werden.