Die Ausgangslage
Ihr Handy klingelt. Sie liegen unter einer Spüle. Sie gehen nicht ran. Der Kunde ruft den Nächsten an. Und der geht ran.
Jeder Anruf wird
angenommen.
Auch abends. Auch am Wochenende. Auch wenn Ihr ganzes Team unterwegs ist.
Oder rufen Sie an: +49 991 98363106
Kennen Sie das?
Vier Situationen, jeden Tag.
- Zwischen sieben und neun Uhr klingelt es, und niemand kann abnehmen.
- Der Notdienst landet auf Ihrem privaten Handy. Auch beim Abendessen.
- Ihre Bürokraft ist krank, und das Telefon läuft auf die Mailbox.
- Abends rufen Sie Nummern zurück, ohne zu wissen, worum es ging.
Ein Anrufbeantworter löst das nicht. Er nimmt keine Daten auf, stellt keine Rückfragen und gibt nichts weiter.
Warum das so ist
Es liegt nicht am Wollen.
Es liegt nicht daran, dass Ihre Leute nicht wollen. Es liegt daran, dass jemand, der arbeitet, nicht gleichzeitig telefonieren kann. Wer das lösen will, braucht entweder eine zweite Bürokraft – oder jemanden, der immer da ist.
Was Sie bekommen
Jeder Anruf wird angenommen. Auch wenn Ihr Team unterwegs ist.
- Jeder Anruf wird angenommen, zu den Zeiten, die Sie festlegen.
- Name, Anliegen und Rückrufwunsch werden erfasst.
- Dringendes geht sofort an die Bereitschaft, die Sie bestimmen.
- Die Fragen, die bei Ihnen täglich kommen, werden beantwortet.
- Ihr Team bekommt nach jedem Gespräch eine Zusammenfassung.
- Der Assistent sagt im ersten Satz, dass er ein digitaler Assistent ist.
Ihre Nummer bleibt Ihre Nummer. Meist genügt eine Rufumleitung.
Aus einem laufenden Mandat
299 von 299
299 Anrufe kamen in einem Quartal, während das Team beim Kunden war. Alle 299 wurden angenommen und erfasst.
- 19 mögliche Neukunden
- 42 Gespräche vor 8 Uhr
- Ein Kunde, ein Quartal
Einzelfall, anonymisiert. Kein Versprechen für andere Betriebe.
Der Einstieg
Ein Pilotmonat, bevor Sie sich festlegen.
Vorher zählen wir, wie viele Anrufe heute ins Leere laufen. Nachher zählen wir, wie viele angenommen wurden. Dann entscheiden Sie mit Zahlen, nicht mit einem Gefühl.
Die Grenze
Was er nie tut.
Der Assistent ist nie der Notfallkanal. Lebensbedrohliches gehört zur 112. Dringende betriebliche Fälle gehen sofort an Ihre Bereitschaft. Er bewertet keine medizinische Dringlichkeit, und er ruft niemanden von sich aus an.
Was Inhaber uns sagen
Vier Sätze, immer wieder.
„Meine Kunden wollen einen Menschen.“
Heute bekommen sie ein Freizeichen. Der Assistent nimmt an, hört zu und sorgt dafür, dass Ihr Team zurückruft. Das Gespräch mit dem Menschen findet weiterhin statt – nur vorbereitet.
„Das merken die doch sofort.“
Ja. Im ersten Satz. Weil wir es sagen. Verdeckte Technik beschädigt das Vertrauen Ihrer Kunden in Sie, nicht in uns.
„Wir haben jemanden im Büro.“
Dann bekommt Ihr Büro Rückendeckung: früh, abends, im Urlaub, bei Krankheit und an den Tagen, an denen alles gleichzeitig passiert.
„Unsere Daten sind heikel.“
Deshalb liegt das Rechtspaket vor dem Start auf dem Tisch, nicht danach. Und deshalb legen wir vorher fest, welche Anrufe der Assistent gar nicht erst annimmt.
Rechtliches
Geklärt, bevor es losgeht.
- Auftragsverarbeitungsvertrag vor dem Start, nicht irgendwann danach.
- Alle Beteiligten sind schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.
- Jeder Anrufer erfährt im ersten Satz, dass er mit einem digitalen Assistenten spricht.
- Aufzeichnung nur mit Ihrer Einwilligung. Für die Weitergabe genügt die Mitschrift.
- Der Assistent ist nie Notrufkanal und bewertet keine medizinische Dringlichkeit.
- Für Pflegedienste zusätzlich eine Vorlage für die Datenschutz-Folgenabschätzung und eine Stufenregel, welche Anrufe angenommen werden.
Wir erfüllen die Hinweispflicht nach Artikel 50 der EU-Verordnung 2024/1689.
Ihr Telefon klingelt sowieso.
Der Betriebscheck sagt Ihnen vorher, was es kostet, dass niemand rangeht.
Oder rufen Sie an: +49 991 98363106