Prozesse · Leitfaden
Routine im Büro: Welche Aufgaben erledigen digitale Mitarbeiter heute?
Von STANDARDWERKVeröffentlicht: Zuletzt aktualisiert: 2 Min. Lesezeit
Kurzantwort
Im Büro sortiert ein digitaler Mitarbeiter den Posteingang, ordnet Dokumente zu und bereitet Angebote, Rechnungen und Bestellungen zur Freigabe vor. Freigegeben wird von einem Menschen.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Posteingang ist am Morgen geordnet statt gewachsen.
- Angebote und Rechnungen liegen vorbereitet zur Freigabe.
- Bestellungen und Liefertermine bleiben im Blick.
Was geschieht mit dem Posteingang?
Der digitale Mitarbeiter sortiert Mails nach Thema, ordnet Dokumente dem richtigen Vorgang zu und holt Dringendes nach vorn. Das Team sieht am Morgen eine Liste statt eines Stapels.
Welche Büroarbeit kommt dazu?
| Aufgabe | Was er vorbereitet | Was Sie freigeben |
|---|---|---|
| Angebote | Entwurf nach Ihrer Vorlage | Inhalt, Preis, Versand |
| Rechnungen | Entwurf aus dem Vorgang | Betrag und Versand |
| Einkauf | Bestellvorschlag | Menge und Auslösung |
| Personal | Termine und Meldungen | Jede Entscheidung über Personen |
Welche Aufgabe lohnt bei Ihnen zuerst?
Eine kurze Übung. Notieren Sie für eine Woche, welche drei Tätigkeiten im Büro am häufigsten unterbrechen.
- Wie oft kam die Tätigkeit vor?
- Wie lange hat sie jeweils gedauert?
- Wer hätte in dieser Zeit beim Kunden sein können?
Die Tätigkeit mit der höchsten Zahl ist der erste Kandidat. Sie ist häufig, klar abgegrenzt und messbar.
Häufige Fragen
Arbeitet er in unseren Vorlagen?
Ja. Angebote und Rechnungen entstehen nach Ihren Vorlagen.
Was geschieht mit Dokumenten, die er nicht zuordnen kann?
Sie gehen an die zuständige Person, mit dem Hinweis, was fehlt.
Kann er Rechnungen versenden?
Er bereitet sie vor. Den Versand gibt ein Mensch frei.