KI im Unternehmen · Kurz erklärt
Was ist ein digitaler Mitarbeiter?
Von STANDARDWERKVeröffentlicht: Zuletzt aktualisiert: 2 Min. Lesezeit
Kurzantwort
Ein digitaler Mitarbeiter ist eine KI, die wiederkehrende Aufgaben am Telefon und im Büro für ein Unternehmen erledigt. Was Geld, Personal oder Recht betrifft, bereitet er zur Freigabe vor, und der Mensch entscheidet.
Das Wichtigste in Kürze
- Er nimmt Anrufe an, erfasst Anliegen und gibt sie an die richtige Person.
- Im Büro sortiert er den Posteingang und bereitet Angebote und Rechnungen vor.
- Jede Entscheidung über Geld, Personal oder Recht bleibt beim Menschen.
Was erledigt ein digitaler Mitarbeiter?
Ein digitaler Mitarbeiter übernimmt die Arbeit, die jeden Tag anfällt und selten jemanden weiterbringt: das Telefon, das klingelt, während das Team beim Kunden steht, die Anfrage, die bis zum nächsten Morgen wartet, der Posteingang, der über den Tag wächst.
Er arbeitet nach Regeln, die das Unternehmen festlegt. Welche Anliegen er beantwortet, wen er wann erreicht und was er direkt weitergibt, steht vor dem ersten Gespräch fest.
| Bereich | Was er erledigt | Was der Mensch entscheidet |
|---|---|---|
| Telefon | Anruf annehmen, Anliegen aufnehmen, weitergeben | Zusagen zu Preis und Termin |
| Anfragen | Vollständig erfassen und zuordnen | Ob und wie ein Angebot entsteht |
| Büro | Posteingang sortieren, Vorgänge zuordnen | Freigabe jedes Dokuments |
| Angebote | Nach Vorlage vorbereiten | Inhalt, Preis und Versand |
Worin unterscheidet er sich von einem Anrufbeantworter?
Ein Anrufbeantworter nimmt eine Nachricht auf. Ein digitaler Mitarbeiter führt ein Gespräch: Er fragt nach, was für die Bearbeitung zählt, und übergibt einen Vorgang, mit dem jemand sofort weiterarbeiten kann.
- Er stellt Rückfragen, bis das Anliegen vollständig ist.
- Er ordnet den Vorgang der zuständigen Person zu.
- Er gibt Dringendes sofort weiter, statt es zu sammeln.
Erfahren Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Der digitale Mitarbeiter sagt es zu Beginn jedes Gesprächs. Die Verordnung (EU) 2024/1689 verlangt, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System sprechen.
Die Telefonnummer bleibt die Nummer des Unternehmens. Für den Anrufer ändert sich die Erreichbarkeit, nicht die Adresse.
Häufige Fragen
Ersetzt ein digitaler Mitarbeiter eine Stelle?
Er übernimmt Aufgaben, keine Stellen. Das Team gewinnt Zeit für die Arbeit, bei der seine Erfahrung zählt.
Wer legt fest, was er tut?
Das Unternehmen. Umfang, Regeln und Grenzen stehen vor dem Start fest.
Was passiert bei einem Notfall?
Der Anruf geht direkt an die Bereitschaft des Unternehmens.