Kundenkommunikation · Leitfaden
KI Telefonie im Mittelstand: Was ist heute möglich?
Von STANDARDWERKVeröffentlicht: Zuletzt aktualisiert: 2 Min. Lesezeit
Kurzantwort
KI Telefonie nimmt heute jeden Anruf an, erfasst das Anliegen vollständig und gibt Dringendes sofort weiter, auch abends und am Wochenende. Zusagen zu Preis und Termin trifft weiterhin der Mensch.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Anrufannahme läuft rund um die Uhr, auch wenn niemand im Büro ist.
- Der Assistent erfasst das Anliegen und ordnet es der zuständigen Person zu.
- Entscheidungen über Geld und Termine bleiben beim Team.
Was übernimmt die Anrufannahme heute?
Der Assistent meldet sich, sagt zu Beginn, dass er ein KI-System ist, und führt das Gespräch nach den Regeln des Unternehmens. Er fragt nach Name, Anliegen und Erreichbarkeit und hält fest, was für die Bearbeitung zählt.
- Anrufe annehmen, auch abends und am Wochenende
- Termine nach dem Kalender des Unternehmens vergeben
- Häufige Fragen zu Auftrag, Lieferung und Rechnung beantworten
- Störungen aufnehmen und Notfälle sofort weitergeben
Wo liegt die Grenze?
Alles, was Geld, Personal oder Recht betrifft, bereitet der Assistent zur Freigabe vor. Er nennt keine Preise, die nicht festgelegt sind, und sagt nichts zu, was ein Mensch einhalten muss.
Ausgehende Werbeanrufe sind ein eigenes Thema. Ohne vorherige Einwilligung sind sie nach § 7 UWG unzulässig, unabhängig davon, wer anruft.
Woran erkennen Sie, ob es sich lohnt?
Drei Zahlen genügen für eine erste Einschätzung. Sie stehen in jeder Telefonanlage und in jedem Auftragsbuch.
- Wie viele Anrufe erreichen Sie außerhalb der Bürozeiten?
- Wie viele davon wären eine Anfrage gewesen?
- Was ist bei Ihnen ein durchschnittlicher Auftrag wert?
Wer diese drei Zahlen nebeneinanderlegt, sieht die Größenordnung sofort. Belastbar wird sie erst mit den Zahlen des eigenen Unternehmens.
Häufige Fragen
Behalten wir unsere Rufnummer?
Ja. Die Telefonnummer bleibt die Nummer des Unternehmens.
Hören Anrufer, dass es eine KI ist?
Ja, der Assistent sagt es im ersten Satz.
Was passiert, wenn das Anliegen zu komplex ist?
Er erfasst es vollständig und übergibt an die zuständige Person.