Kundenkommunikation · Leitfaden
Datenschutz bei KI am Telefon: Was ist zu beachten?
Von STANDARDWERKVeröffentlicht: Zuletzt aktualisiert: 2 Min. Lesezeit
Kurzantwort
Im Telefongespräch fallen personenbezogene Daten an, deshalb braucht der Einsatz eine Rechtsgrundlage und einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Besondere Kategorien von Daten, etwa Gesundheitsdaten, gehören nicht in die Routineerfassung.
Das Wichtigste in Kürze
- Jeder Anruf erzeugt personenbezogene Daten, auch ohne Aufzeichnung.
- Der Auftragsverarbeitungsvertrag steht vor dem ersten Gespräch.
- Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien bleiben außen vor.
Welche Daten fallen an?
Schon die Rufnummer ist ein personenbezogenes Datum. Dazu kommen Name, Anliegen und alles, was der Anrufer von sich aus erzählt.
| Datum | Zweck | Wie lange |
|---|---|---|
| Rufnummer | Rückruf ermöglichen | Bis der Vorgang erledigt ist |
| Name | Vorgang zuordnen | Bis der Vorgang erledigt ist |
| Anliegen | Bearbeitung vorbereiten | Nach den Fristen des Unternehmens |
Was gehört in den Auftragsverarbeitungsvertrag?
- Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
- Art der Daten und Kreis der betroffenen Personen
- Technische und organisatorische Maßnahmen
- Die eingesetzten weiteren Dienstleister
- Was am Ende mit den Daten geschieht
Der Vertrag steht vor dem ersten Gespräch. Danach ist er eine Nachbesserung.
Welche Angaben gehören nicht ins Gespräch?
- Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO
- Zugangsdaten jeder Art
- Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen
In der Pflege bleibt deshalb die Routine beim Team: Angehörige erreichen jemanden, die Gesundheitsdaten bleiben beim Pflegeteam.
Häufige Fragen
Werden Gespräche aufgezeichnet?
Nur mit Einwilligung aller Beteiligten. Ohne sie findet keine Aufzeichnung statt.
Brauchen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja, sobald ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet.
Was ist mit Auskunftsersuchen?
Die Rechte der betroffenen Person gelten unverändert. Der Vertrag regelt, wie Sie sie erfüllen.