Prozesse · Leitfaden
Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?
Von Fabian KleesVeröffentlicht: Zuletzt aktualisiert: 3 Min. Lesezeit
Kurzantwort
Automatisieren lassen sich vor allem Geschäftsprozesse, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und mit digitalen Informationen arbeiten – etwa Anfrage- und Terminmanagement, Auftragsbestätigungen, Rechnungsstellung, Datenabgleich zwischen Programmen, Erinnerungen und das Sortieren eingehender E-Mails. Prozesse mit vielen Ausnahmen, Ermessensentscheidungen oder persönlicher Beziehung sollten beim Menschen bleiben. KI erweitert die Möglichkeiten dort, wo Sprache, Gespräche oder Dokumente verarbeitet werden.
Das Wichtigste in Kürze
- Vier Kriterien: Häufigkeit, klare Regeln, digitale Daten, Kosten von Fehlern.
- 20 typische Kandidaten aus dem Mittelstand als Arbeitsliste.
- Klassische Automatisierung ist oft günstiger und berechenbarer als KI.
- Ohne standardisierten Ablauf wird jede Automatisierung teuer.
Vier Kriterien für automatisierbare Prozesse
- 1.Häufigkeit: Der Ablauf kommt regelmäßig vor – täglich oder mehrmals pro Woche.
- 2.Klare Regeln: Es lässt sich beschreiben, was in welchem Fall passieren soll.
- 3.Digitale Informationen: Die benötigten Daten liegen elektronisch vor oder lassen sich erfassen.
- 4.Kosten von Fehlern und Verzögerungen: Wenn nichts passiert, wenn es liegen bleibt, lohnt sich der Aufwand selten.
20 Prozesse, die viele Betriebe unnötig manuell bearbeiten
| Bereich | Prozess | Typische Umsetzung |
|---|---|---|
| Kommunikation | Anrufe annehmen und Anliegen erfassen | KI-Telefonagent |
| Kommunikation | Eingangsbestätigung für Anfragen | Klassische Automatisierung |
| Kommunikation | E-Mails sortieren und zuordnen | Regeln plus KI |
| Kommunikation | Statusinformationen an Kunden | Automatische Benachrichtigung |
| Termine | Terminvereinbarung | Buchungssystem oder Telefonagent |
| Termine | Terminerinnerungen | Klassische Automatisierung |
| Termine | Absagen und Verschiebungen | Regelbasiert mit Bestätigung |
| Vertrieb | Anfragen erfassen und zuordnen | Formular plus CRM |
| Vertrieb | Angebote aus Bausteinen erzeugen | Vorlagen plus Automatisierung |
| Vertrieb | Nachfass-Erinnerungen | Wiedervorlage automatisch |
| Auftrag | Auftragsbestätigung erstellen | Klassische Automatisierung |
| Auftrag | Daten zwischen Programmen übertragen | Schnittstelle |
| Auftrag | Statuswechsel dokumentieren | Automatisch aus dem System |
| Buchhaltung | Belege und Rechnungen auslesen | Dokumenten-KI |
| Buchhaltung | Rechnungsstellung nach Auftrag | Klassische Automatisierung |
| Buchhaltung | Zahlungserinnerungen | Regelbasiert |
| Wissen | Wiederkehrende Fragen beantworten | Wissenssystem |
| Wissen | Gesprächsnotizen erstellen | Zusammenfassung durch KI |
| Personal | Onboarding-Checklisten auslösen | Klassische Automatisierung |
| Führung | Kennzahlenberichte erzeugen | Automatischer Report |
Klassische Automatisierung oder KI?
| Merkmal | Klassische Automatisierung | KI |
|---|---|---|
| Grundlage | Feste Regeln: wenn A, dann B | Sprache, Text, unstrukturierte Inhalte |
| Vorhersagbarkeit | Sehr hoch | Hoch, aber nicht absolut |
| Kosten | Meist niedriger | Höher in Aufbau und Betrieb |
| Typische Aufgabe | Datenübertragung, Erinnerungen, Bestätigungen | Anrufe, E-Mails, Dokumente, Wissensfragen |
| Risiko | Fehler durch falsche Regeln | Falsche Antworten ohne gute Wissensbasis |
Faustregel: Wo eine Regel ausreicht, braucht es keine KI. Wo Sprache im Spiel ist, ist KI meist die einzige praktikable Lösung.
Was Sie nicht automatisieren sollten
- Entscheidungen mit Ermessensspielraum – Kulanz, Preise, Personal.
- Gespräche, in denen Vertrauen entsteht oder gerettet wird.
- Seltene Sonderfälle mit hohem Klärungsaufwand.
- Abläufe, die niemand beschreiben kann – dort fehlt zuerst der Standard.
So gehen Sie vor
- 1.Einen Prozess auswählen, der häufig vorkommt und stört.
- 2.Den heutigen Ablauf mit den Beteiligten aufschreiben – inklusive Ausnahmen.
- 3.Den Normalfall standardisieren, siehe Standardisieren oder automatisieren?
- 4.Festlegen, welche Schritte ein System übernimmt und wann es übergibt.
- 5.Klein starten, messen, dann erweitern.
Checkliste
- Der Prozess kommt mindestens wöchentlich vor.
- Wir können in fünf Sätzen beschreiben, wie er ablaufen soll.
- Die nötigen Daten liegen digital vor.
- Es ist klar, wer übernimmt, wenn das System nicht weiterkommt.
- Wir kennen den heutigen Zeitaufwand und können nachher vergleichen.
Lohnt sich Automatisierung für diesen Prozess?
Ja, wenn …
- er kostet regelmäßig spürbar Arbeitszeit
- Fehler oder Verzögerungen haben Folgen für Kunden
- der Ablauf ist beschrieben oder lässt sich leicht beschreiben
- die nötigen Daten sind digital verfügbar
Eher nicht, wenn …
- der Prozess ändert sich ständig
- es gibt mehr Ausnahmen als Normalfälle
- das Ergebnis wird ohnehin von Hand geprüft
- der Prozess läuft nur wenige Male im Jahr
STANDARDWERK sagt
Die meisten Prozesse, die sich lohnend automatisieren lassen, sind langweilig. Genau deshalb sollte kein Mensch sie mehr erledigen.
Häufige Fragen
Womit sollten wir anfangen?
Mit dem Prozess, der am häufigsten vorkommt und am meisten stört. In vielen Betrieben ist das die Anfrage- und Telefonbearbeitung.
Was kostet eine Automatisierung?
Das hängt von Anzahl der Anbindungen, Ausnahmen und Pflegeaufwand ab. Vergleichsmaßstab sollte immer der heutige Zeit- und Fehleraufwand sein.
Brauchen wir dafür neue Software?
Oft nicht. Viele vorhandene Programme können mehr, als genutzt wird. Mehr dazu: Warum STANDARDWERK keine Software verkauft