KI im Unternehmen · Kurz erklärt
Was ist ein digitaler Mitarbeiter?
Von Fabian KleesVeröffentlicht: Zuletzt aktualisiert: 3 Min. Lesezeit
Kurzantwort
Ein digitaler Mitarbeiter ist ein System, das eine klar umrissene Aufgabe im Unternehmen eigenständig und wiederkehrend erledigt – mit festgelegten Regeln, Befugnissen und einem Menschen, der verantwortlich ist. Er arbeitet mit den vorhandenen Programmen, führt mehrere Arbeitsschritte hintereinander aus und übergibt an Menschen, sobald etwas außerhalb seiner Aufgabe liegt.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Begriff beschreibt eine Rolle, keine bestimmte Technik.
- Chatbot redet, digitaler Mitarbeiter handelt.
- Er braucht eine Stellenbeschreibung – auf einer Seite.
- Ohne Verantwortlichen im Unternehmen funktioniert er nicht.
Was kann ein digitaler Mitarbeiter übernehmen?
- Telefon- und E-Mail-Eingang bearbeiten und Anliegen erfassen
- Termine koordinieren, buchen und bestätigen
- Anfragen qualifizieren und an die richtige Person übergeben
- Daten zwischen Programmen pflegen und abgleichen
- Dokumente vorbereiten, auslesen und ablegen
- Erinnerungen und Wiedervorlagen auslösen
- Standardauskünfte auf Basis freigegebener Informationen geben
Der Unterschied zu einer einzelnen Automatisierung liegt darin, dass er mehrere Schritte verkettet: Anruf annehmen, Termin buchen, Bestätigung senden, Notiz im System anlegen.
Digitaler Mitarbeiter, Chatbot oder KI-Agent?
| Begriff | Was gemeint ist | Typisches Ergebnis |
|---|---|---|
| Chatbot | Dialogfenster, das Fragen beantwortet | Eine Antwort |
| KI-Agent | Technisches System, das Schritte plant und Werkzeuge nutzt | Eine ausgeführte Aufgabenkette |
| Digitaler Mitarbeiter | Organisatorische Rolle mit Aufgabe, Regeln und Verantwortlichem | Ein erledigter Arbeitsschritt im Betrieb |
Ein digitaler Mitarbeiter kann technisch aus einem oder mehreren KI-Agenten bestehen – oder ganz ohne KI mit klassischer Automatisierung auskommen.
Welche Aufgaben sich eignen
Ein guter Test: Würden Sie diese Aufgabe einer neuen Aushilfe mit einer guten Einweisung und einer Checkliste übertragen? Dann eignet sie sich wahrscheinlich auch für einen digitalen Mitarbeiter.
- Häufig, klar beschrieben, mit wenigen bekannten Ausnahmen
- Digitale Informationen, die er lesen und schreiben darf
- Eine klare Grenze, ab wann ein Mensch übernimmt
- Ein Verantwortlicher, der Ergebnisse prüft und Regeln pflegt
Wann lohnt er sich?
Wenn eine Aufgabe regelmäßig Arbeitszeit bindet, die an anderer Stelle fehlt, und Verzögerungen oder Fehler spürbar kosten. Er lohnt sich nicht, wenn die Aufgabe selten vorkommt, sich ständig ändert oder so viele Sonderfälle hat, dass am Ende doch jeder Vorgang geprüft wird.
Was kostet ein digitaler Mitarbeiter?
- Einrichtung: Aufgabenklärung, Regeln, Anbindungen, Tests
- Laufender Betrieb: Nutzungskosten, Lizenzen, Betreuung
- Pflege: Anpassung, wenn sich Abläufe oder Informationen ändern
Vergleichsmaßstab ist der heutige Aufwand für dieselbe Aufgabe – inklusive Fehlern, Wartezeiten und verlorenen Anfragen.
Was vor der Einführung geprüft werden muss
- Ist die Aufgabe auf einer Seite beschreibbar?
- Welche Programme muss er lesen und schreiben dürfen?
- Welche Rechte bekommt er – und welche ausdrücklich nicht?
- Wann und wie übergibt er an einen Menschen?
- Wer prüft regelmäßig, ob die Ergebnisse stimmen?
- Welche Daten verarbeitet er, und ist der Datenschutz geklärt?
STANDARDWERK sagt
Geben Sie einem digitalen Mitarbeiter eine Stellenbeschreibung, keine Wunschliste. Was sich nicht auf einer Seite beschreiben lässt, ist noch nicht reif für ein System.
Häufige Fragen
Arbeitet ein digitaler Mitarbeiter rund um die Uhr?
Ja. Wichtig ist, was in dieser Zeit mit Anliegen passiert, die einen Menschen brauchen: Sie sollten vollständig erfasst und am nächsten Arbeitstag priorisiert bearbeitet werden.
Ersetzt er eine Stelle?
Meist nicht vollständig. Er übernimmt Routineanteile und macht damit offene Stellen weniger schmerzhaft. Mehr dazu: Mitarbeiter finden
Wie merken wir, wenn er Fehler macht?
Durch Stichproben und klare Auswertungen: Welche Vorgänge wurden übergeben, wo kam es zu Rückfragen? Diese Prüfung gehört von Anfang an in den Betrieb.