Mitarbeiter entlasten · Checkliste
Mitarbeiter entlasten: 15 Aufgaben, die Unternehmen sofort prüfen sollten
Von Fabian KleesVeröffentlicht: Zuletzt aktualisiert: 3 Min. Lesezeit
Kurzantwort
Die größten Entlastungspotenziale stecken in unscheinbaren Routineaufgaben: Telefonate mit Standardfragen, Rückrufe, Terminabstimmungen, doppelte Dateneingaben, Informationssuche, Statusnachfragen und manuelle Erinnerungen. Prüfen Sie jede dieser 15 Aufgaben mit einer Frage: streichen, standardisieren, automatisieren oder bewusst beim Menschen lassen?
Das Wichtigste in Kürze
- Vier Kategorien: streichen, standardisieren, automatisieren, behalten.
- Die Liste ist eine Arbeitsvorlage – gehen Sie sie mit Ihrem Team durch.
- Priorität nach Häufigkeit mal Schmerz, nicht nach technischer Machbarkeit.
- Oft ist die beste Automatisierung eine gestrichene Aufgabe.
So nutzen Sie die Liste
Gehen Sie die 15 Aufgaben mit den Menschen durch, die sie täglich erledigen. Für jede Aufgabe gibt es vier mögliche Entscheidungen: streichen (niemand braucht das Ergebnis), standardisieren (jeder macht es anders), automatisieren (klar geregelt und häufig) oder behalten (braucht Urteilsvermögen oder Beziehung).
Die 15 Aufgaben
| Nr. | Aufgabe | Typische Entscheidung |
|---|---|---|
| 01 | Telefonate mit immer gleichen Standardfragen | Automatisieren: annehmen, Anliegen erfassen, Auskunft geben |
| 02 | Rückrufe organisieren und im Blick behalten | Standardisieren und erinnern lassen |
| 03 | Terminabstimmung per Telefon und E-Mail | Automatisieren: Buchung oder Terminvorschlag |
| 04 | Terminerinnerungen verschicken | Automatisieren |
| 05 | Statusnachfragen von Kunden beantworten | Streichen durch proaktive Information |
| 06 | Dieselben Daten in zwei Programme eingeben | Automatisieren: Schnittstelle oder Übertragung |
| 07 | Informationen und Dokumente suchen | Wissenssystem statt Suchen |
| 08 | Wiederkehrende Fragen von Kollegen beantworten | Einmal beantworten, zugänglich machen |
| 09 | E-Mail-Eingang sortieren und verteilen | Automatisieren: kategorisieren und zuordnen |
| 10 | Angebote aus Textbausteinen zusammenstellen | Standardisieren: Vorlagen und Bausteine |
| 11 | Angebote nachfassen | Erinnerung automatisieren, Gespräch beim Menschen lassen |
| 12 | Belege und Rechnungen erfassen | Automatisieren: auslesen und vorbereiten |
| 13 | Berichte und Listen, die niemand liest | Streichen |
| 14 | Freigaben aus Gewohnheit | Streichen oder Befugnis erhöhen |
| 15 | Gesprächsnotizen und Dokumentation | Automatisieren: Zusammenfassung, Datenschutz beachten |
Womit anfangen?
Bewerten Sie jede Aufgabe mit zwei Zahlen von 1 bis 5: Wie häufig kommt sie vor, und wie sehr stört sie? Multiplizieren Sie beides. Was oben steht, kommt zuerst – unabhängig davon, wie technisch spannend es ist.
- Beginnen Sie mit einer einzigen Aufgabe, nicht mit einem Programm.
- Erheben Sie vorher, wie viel Zeit sie pro Woche kostet.
- Legen Sie fest, wer übernimmt, wenn das System nicht weiterweiß.
- Prüfen Sie nach vier Wochen, ob sich der Wert verändert hat.
Typische Fehler
- Aufgaben automatisieren, die man besser abgeschafft hätte.
- Mehrere Aufgaben gleichzeitig angehen und keine sauber zu Ende bringen.
- Den Erfolg nicht messen – dann bleibt es Gefühlssache.
- Die Ausnahmen zuerst lösen wollen statt den Normalfall.
Checkliste für das Gespräch mit Ihrem Team
- Welche drei Aufgaben nerven euch am meisten?
- Welche Aufgabe machen wir, ohne dass jemand das Ergebnis nutzt?
- Bei welcher Aufgabe arbeitet jeder anders?
- Wo müsst ihr dieselbe Information mehrfach eingeben?
- Welche Frage beantwortet ihr am häufigsten?
STANDARDWERK sagt
Die beste Automatisierung ist manchmal eine gestrichene Aufgabe. Fragen Sie bei jeder Routine zuerst, ob sie überhaupt jemand braucht.
Häufige Fragen
Wie lange dauert es, die Liste durchzugehen?
Eine gute Stunde im Team reicht für eine erste Einschätzung. Die genauere Bewertung der drei wichtigsten Aufgaben dauert dann noch einige Tage Beobachtung.
Was, wenn Mitarbeiter Angst haben, sich wegzurationalisieren?
Sagen Sie offen, wofür die gewonnene Zeit gedacht ist. In den meisten inhabergeführten Unternehmen geht es darum, offene Stellen und Überstunden zu reduzieren – nicht darum, Menschen zu ersetzen.
Brauchen wir dafür KI?
Nicht zwingend. Mehrere Punkte der Liste lassen sich mit Vorlagen, klaren Regeln oder Funktionen der vorhandenen Software lösen. KI hilft dort, wo Sprache im Spiel ist.