KI im Unternehmen · Leitfaden
KI im Unternehmen: Wo sollten Geschäftsführer anfangen?
Von Fabian KleesVeröffentlicht: Zuletzt aktualisiert: 4 Min. Lesezeit
Kurzantwort
Geschäftsführer sollten mit KI nicht bei der Technik anfangen, sondern bei einem konkreten, wiederkehrenden Problem, das heute Zeit, Kunden oder Umsatz kostet. Der beste erste Anwendungsfall ist häufig, klar abgegrenzt, hat mit Sprache oder Dokumenten zu tun und lässt sich messen – etwa die Annahme von Anrufen, die Bearbeitung eingehender Anfragen oder der Zugriff auf internes Wissen. Erst standardisieren, dann klein starten, messen und ausweiten.
Das Wichtigste in Kürze
- Der häufigste Fehler ist die Reihenfolge: erst Werkzeug, dann Problem.
- Ein guter erster Anwendungsfall ist häufig, klar und messbar.
- Rechtlicher Rahmen: KI-Kompetenz, Transparenz, Datenschutz, Mitbestimmung.
- Manchmal lautet das ehrliche Ergebnis: Dafür brauchen Sie keine KI.
KI kaufen oder Problem lösen?
Viele KI-Projekte beginnen mit einem Werkzeug, das jemand gesehen hat – und suchen danach einen Anwendungsfall. Das führt zu Projekten, die technisch funktionieren und betrieblich nichts verändern.
Die umgekehrte Reihenfolge ist unbequemer, aber wirksam: Welches wiederkehrende Problem kostet uns heute Geld, Zeit oder Kunden? Und wäre KI dafür überhaupt das richtige Mittel – oder genügt eine klare Regel, eine Automatisierung oder eine andere Zuständigkeit?
Woran Sie einen guten ersten Anwendungsfall erkennen
- Das Problem tritt mindestens wöchentlich auf.
- Es lässt sich in einem Satz beschreiben.
- Es hat mit Sprache, Gesprächen oder Dokumenten zu tun.
- Wir können vorher und nachher messen, ob es besser wird.
- Der Ablauf ist klar – oder lässt sich in wenigen Tagen klären.
- Es gibt eine Person, die das Thema im Unternehmen begleitet.
Sinnvolle Anwendungsfälle im Mittelstand
| Bereich | Anwendung | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Telefon | Anrufe annehmen und Anliegen erfassen | Klare Anliegenarten, Übergaberegeln |
| Eingang sortieren, Antwortentwürfe | Definierte Kategorien | |
| Wissen | Fragen zu internen Abläufen beantworten | Gepflegte Wissensquellen |
| Dokumente | Rechnungen, Lieferscheine, Formulare auslesen | Einheitliche Dokumenttypen |
| Vertrieb | Anfragen qualifizieren, Gespräche dokumentieren | Feste Qualifizierungsfragen |
| Training | Gespräche simulieren und auswerten | Typische Szenarien |
| Führung | Entscheidungen strukturieren und hinterfragen | Bereitschaft zum Widerspruch |
In sechs Schritten zum ersten KI-System
- 1.Problem auswählen und die heutigen Kosten schätzen.
- 2.Ablauf und Ausnahmen mit den Beteiligten aufschreiben.
- 3.Normalfall standardisieren – siehe Standardisieren oder automatisieren?
- 4.Festlegen, was das System darf, was nicht und wann es übergibt.
- 5.Klein starten, begleiten und messen.
- 6.Erweitern, sobald der erste Fall stabil läuft.
Rechtlicher Rahmen in Kürze
- KI-Kompetenz: Die EU-KI-Verordnung verlangt, dass Unternehmen für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals sorgen (Art. 4).
- Transparenz: Menschen müssen erfahren, wenn sie mit einem KI-System interagieren, sofern es nicht offensichtlich ist (Art. 50).
- Datenschutz: Werden personenbezogene Daten verarbeitet, braucht es eine Rechtsgrundlage und in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
- Mitbestimmung: Systeme, die Verhalten oder Leistung von Beschäftigten erfassen können, sind mit dem Betriebsrat abzustimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
- Schweiz: Dort gilt das Datenschutzgesetz (DSG); die EU-KI-Verordnung greift, wenn Systeme oder deren Ergebnisse in der EU eingesetzt werden.
Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Klären Sie konkrete Fälle mit Ihrer Rechtsberatung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Warum viele KI-Projekte scheitern
- Kein klares Problem, sondern der Wunsch, „etwas mit KI zu machen“.
- Unklarer Prozess, der technisch abgebildet werden soll.
- Keine Übergabe an Menschen definiert.
- Wissen nicht aufbereitet – die Ergebnisse sind entsprechend.
- Mitarbeiter erst am Ende einbezogen.
- Kein Ausgangswert gemessen, deshalb keine Aussage über den Nutzen.
Braucht mein Unternehmen wirklich KI?
Nicht jedes. Wenn Ihre Abläufe klar sind, Anfragen zuverlässig bearbeitet werden und niemand ständig dieselben Fragen beantwortet, gibt es wenig Anlass. Wenn dagegen Anrufe verloren gehen, Wissen an Personen hängt oder Mitarbeiter von Routine aufgefressen werden, ist die Frage nicht, ob Sie etwas ändern, sondern womit Sie anfangen.
Ist KI für Ihr Unternehmen jetzt sinnvoll?
Ja, wenn …
- es gibt ein wiederkehrendes Problem mit Sprache, Gesprächen oder Dokumenten
- Sie können den heutigen Aufwand oder Verlust beziffern
- ein Ablauf ist klar oder lässt sich schnell klären
- jemand im Unternehmen begleitet das Thema
Eher nicht, wenn …
- das Problem ist unklar oder wechselt ständig
- die Abläufe sind ungeklärt und niemand hat Zeit, sie zu klären
- es geht um eine einmalige Aufgabe
- eine einfache Regel oder Zuständigkeit würde das Problem lösen
STANDARDWERK sagt
„Dafür brauchen Sie keine KI“ – diesen Satz sollten Sie von einem guten Partner mindestens einmal hören. Wer ihn nie sagt, verkauft Technik statt Lösungen.
Häufige Fragen
Wie viel kostet ein erster KI-Anwendungsfall?
Das hängt von Anbindungen, Ausnahmen und Wissensaufbereitung ab. Seriös lässt sich das erst nach der Analyse sagen – und es sollte immer den Kosten des Problems gegenübergestellt werden.
Sollten wir zuerst Mitarbeiter schulen?
Eine Grundschulung ist sinnvoll und inzwischen auch rechtlich erwartet. Am besten lernt ein Team aber an einem echten, überschaubaren Anwendungsfall.
Was ist mit Datenschutz bei KI-Anbietern?
Prüfen Sie, wo Daten verarbeitet werden, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung existiert und ob Eingaben zum Training verwendet werden. Diese Punkte gehören vor die Einführung, nicht danach.
Wie lange dauert der erste Anwendungsfall?
Ein klar abgegrenzter Fall ist oft in einigen Wochen produktiv. Die Klärung von Aufgaben und Übergaben dauert meist länger als die Technik.